Prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous par téléphone, écrite directement dans l'agenda
Réceptionniste IA
En ligne
Salon Bella, bonjour ! Que puis-je faire pour vous ?
Je regarde samedi…
Le rendez-vous pris de tête, puis oublié
Prendre un rendez-vous au téléphone paraît simple jusqu'à ce qu'on compte : trouver l'agenda, vérifier que le créneau est libre, connaître la durée de la prestation, noter le nom et le numéro — et le faire pendant qu'un client attend devant vous. C'est là que les doubles réservations naissent.
Vocenia fait ces cinq choses pendant l'appel. Elle connaît vos prestations et leur durée, lit votre agenda au moment où elle parle, et écrit le rendez-vous avant de raccrocher.
Du « je voudrais un rendez-vous » à la ligne dans l'agenda
- 01
Elle demande la prestation, pas juste une heure
Une coupe et une coloration ne durent pas pareil. Elle part de ce que le client veut faire, puis en déduit le temps à réserver.
- 02
Elle vérifie la disponibilité réelle
Le créneau proposé est libre dans votre agenda à la seconde où elle le propose. Deux appelants ne peuvent pas obtenir la même place.
- 03
Elle respecte vos règles de métier
Une personne demandée nommément, une table plutôt qu'une autre, des dates exactes pour une chambre : ce sont vos règles, et elles s'appliquent.
- 04
Elle confirme ce qui est écrit, rien d'autre
La confirmation qu'entend l'appelant correspond à ce qui vient d'être enregistré. Si l'écriture échoue, elle le dit au lieu de confirmer dans le vide.
Ce qu'elle ne fera pas avec votre agenda
- Elle ne réserve pas un créneau déjà pris, ni ne superpose deux rendez-vous.
- Elle ne déplace pas un rendez-vous existant sans que ce soit demandé explicitement par le client concerné.
- Elle ne prend pas de rendez-vous en dehors de vos horaires d'ouverture.
- Elle ne remplace pas une demande précise par une approximation : si le créneau voulu est pris, elle propose, elle n'impose pas.
Voyez ce que ça donne dans votre métier
Chaque métier a ses règles, et la page qui va avec.
Salon & Institut
Prend les rendez-vous par prestation, et « avec Julie » si votre cliente le demande.
Voir la pageVétérinaire
Le rendez-vous est pour l’animal. Une urgence vous est signalée, jamais mise en agenda.
Voir la pageAgence de voyage
Cale un rendez-vous avec un conseiller. Ne donne jamais un prix au téléphone.
Voir la pageRestaurant
Prend les réservations, place la table, note les allergies et le nombre de couverts.
Voir la pageCe qu'on nous demande sur ce point
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Six métiers, construits un par un — restaurant, salon, vétérinaire, hôtel, location de voiture et agence de voyage — chacun avec son vocabulaire et ses règles.